home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 20 / Cream of the Crop 20 (Terry Blount) (1996).iso / business / lhpeds31.zip / LHMAN05.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-05-23  |  32KB  |  799 lines
  1.                                                                          47
  2.  
  3.                         THE INSURANCE MODULE: LEHISUR
  4.  
  5.  
  6.         This section deals with the Insurance Module. This module is used
  7.         to create a HCFA 1500 Insurance Form from your Encounter Form
  8.         data. The HCFA 1500 is then printed and forwarded to the insurance
  9.         carrier or financial intermediary.
  10.  
  11.         This module does NOT deal with electronic claims billing. We have
  12.         an electronic claims module for Medicaid billing for Florida
  13.         users. We anticipate other electronic claims options to be
  14.         developed. 
  15.  
  16.         ******************************************************************
  17.         IMPORTANT POINT: If you do a fair amount (which most practices do)
  18.         of HCFA 1500 billing, we suggest you purchase a dedicated printer
  19.         to hold the HCFA forms. This will avoid the aggravation of having
  20.         to reload the printer each time you want to print insurance forms.
  21.  
  22.         The program is hard wired to print to LPT 1, the same port that is
  23.         used for printing other reports and forms. We suggest you also
  24.         purchase an A-B switch (very inexpensive) to allow you to switch
  25.         between your main printer and insurance form printer.  The next
  26.         version will allow user configuration of multiple printer ports.
  27.         ******************************************************************
  28.  
  29.         ******************************************************************
  30.         ANOTHER IMPORTANT POINT: You have the option of saving insurance
  31.         forms to diskfile rather than going directly to printer. We
  32.         suggest you do this for two reasons.
  33.  
  34.         This will avoid tieup of LPT 1 printer port which may be needed
  35.         for other office functions. You can batch print the insurance
  36.         forms from the diskfile at any convenient time, e.g. noon hour,
  37.         end of day, etc.
  38.  
  39.         The diskfile provides a copy of your insurance claim forms. The
  40.         diskfiles can then be backed-up to floppy disks for storage.
  41.         Accountants tell us that back insurance billing forms should be
  42.         saved at least 5 years.
  43.         ******************************************************************
  44.  
  45.         ******************************************************************
  46.         KEY POINT: Before you prepare an insurance form for a patient, she
  47.         or he must have a Master Form record. If not, you will need to go
  48.         to the Main Module and create a Master record for the patient.
  49.  
  50.         From the Insurance Module you can create an insurance form in one
  51.         of two ways: 1) You can retrieve an existing Encounter From and
  52.         use this to create the HCFA Form. 2) If there is no Encounter
  53.         Form, you can directly create a combined "Encounter/Insurance"
  54.         form in the Insurance Module.
  55.         ******************************************************************
  56.  
  57.         
  58.                                                                          48
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.         Generally you will have an existing Encounter Form detailing
  64.         services which you want to bill to insurance. This would be the
  65.         usual situation for office visit services. Consider the following
  66.         scenario:
  67.  
  68.              An Encounter Form is created for an office visit in which a
  69.              patient is seen for an ear infection. The patient makes a
  70.              copayment at the time of visit which is recorded on the
  71.              Encounter Form. The balance showing on the Encounter Form is
  72.              to be billed to the insurance carrier, Healthco, Inc. This
  73.              Encounter Form was completed in the Main Module.
  74.  
  75.              Assume that you have created several Encounter Forms for
  76.              Healthco, Inc. as described above. Further assume that
  77.              billing to Healthco, Inc. (i.e, submission of HCFA Forms to
  78.              that company) is only done once a month. At that time you go
  79.              to the Insurance Module, retrieve the relevant Encounter
  80.              Forms, and use them to create HCFA Insurance Forms. You will
  81.              then batch print the forms and mail them to Healthco, Inc.
  82.  
  83.  
  84.         What about the situation where there is no preexisting Encounter
  85.         Form? This would be more common for hospital billing. Consider
  86.         this scenario:
  87.  
  88.              The doctor hands you an internal form which he uses to keep
  89.              track of hospital services. On this form he indicates two
  90.              hospital consultations which he wants you to bill to Blue
  91.              Cross. One consultation is for an established patient, the
  92.              other for a new patient.
  93.  
  94.              The first thing you will need to do is be sure there is a
  95.              Master Record in the Main Module for these two patients. You
  96.              check the Master File in the Main Module and find a Master
  97.              Record for the established patient. You will need to call the
  98.              hospital to get their face sheet with the demographics for
  99.              the new patient. Once you have this you can create a Master
  100.              Record for the new patient.
  101.  
  102.              At this point you can go directly to the Insurance Module and
  103.              select the menu option, Insurance Billing. Here you will, in
  104.              effect, create a combined Encounter/Insurance Form. Although
  105.              the end result is the same, you do not first have to create
  106.              an Encounter Form, retrieve that form, and then do the
  107.              Insurance Form. Time is saved by combining the two processes.
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.         
  115.                                                                          49
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.         We will now consider the two menu options in the opening screen of
  121.         the Insurance Module.
  122.  
  123.  
  124.       << ENCOUNTER FORMS >>
  125.  
  126.         This option is identical to the Encounter Form option in the Main
  127.         Module. You can select an existing Encounter Form to modify or
  128.         delete, or you may create a new Encounter Form.
  129.  
  130.         You will probably have little use for this option. As already
  131.         discussed, your Encounter Forms will typically be created in the
  132.         Main Module, and then retrieved in the Insurance Module if you
  133.         want to do a HCFA Insurance Form. However, the option is available
  134.         should you have reason to use it.
  135.  
  136.  
  137.       << INSURANCE BILLING >>
  138.  
  139.         This is where you will create your HCFA 1500 Insurance Forms. This
  140.         program uses the 12-90 revision of the HCFA 1500 which is the
  141.         currently used revision.
  142.  
  143.         When you select this option you will get a submenu with the
  144.         following submenu options:
  145.  
  146.              - Set Provider Number: This is where you will select the
  147.                provider number for a particular insurance carrier. This
  148.                provider number will be displayed in field 33 of the HCFA
  149.                Form. Be sure to read the help screen with this option, and
  150.                also be sure to note the use of the F9_key.
  151.  
  152.                ***********************************************************
  153.                IMPORTANT POINT: The provider number you select will remain
  154.                in effect until you change it or until you exit the
  155.                Insurance Module.  For this reason it is easier to do all
  156.                insurance forms of one claim type as a group. For instance,
  157.                select your Blue Cross provider number, and then do all
  158.                your Blue Cross claims.  Then select you Aetna provider
  159.                number and do those claims, etc.
  160.                ***********************************************************
  161.  
  162.              - Field 31 HCFA Form: Field 31 is the signature field in the
  163.                HCFA Form. Some carriers require a written signature in
  164.                this field. Other carriers allow you to type you name into
  165.                the field. If so, type it in here. You can also type in the
  166.                date for Field 31 which you need t